Waarom je je conferentie beter opent met een act die je publiek omverblaast
Wanneer woonde jij laatst een conferentie bij? Misschien organiseerde je er recent zelf één? Dan hoeven we het je niet zeggen: there is no second chance at a first impression.
De eerste paar minuten van een conferentie of evenement zijn vaak bepalend voor hoe de gasten de rest van de dag of week zullen ervaren. Je kan er dus maar best alles aan doen om ze direct mee te hebben in jouw verhaal.
Omdat we als geen ander weten hoe belangrijk geluid is bij een evenement, delen we enkele van onze best practices.
1 Voorzie voortdurend geluid
Muziek breekt letterlijk en figuurlijk de stilte. Het zet een leuke sfeer die je gasten direct in de juiste stemming brengt. Ook op een conferentie is het daarom aan te raden om vanaf de ontvangstruimte aangepaste muziek of een playlist te voorzien, op een aangenaam volume.
2 Investeer in goed geluid
Een goede geluidsinstallatie op een conferentie (of gelijk welk ander evenement) zorgt voor verbeterde hoorbaarheid en een aangenaam geluid. Zo verstaan je gasten de sprekers goed én kunnen ze tot ‘s avonds zonder hoofdpijn meeluisteren naar je plenaire gedeelte.
3 Integreer live acts, maar niet de hele tijd
Live acts spreken mensen aan en kunnen in heel wat vormen voorkomen. Ze zijn erg geliefd, maar let op voor een overdosis. Je wil natuurlijk niet dat je gasten denken: “oh nee, daar gaan ze weer”.
Wil je toch graag veel afwisseling in je conferentie door muzikale intermezzo's in te plannen, probeer dan om je boodschap ook in die live acts door te trekken en ze een deel van je verhaal te maken. Kies voor live acts die zich laten aanpassen aan jouw evenement in plaats van zomaar een act te boeken omdat je het gevoel hebt dat een streepje muziek onmisbaar is. Een goedgekozen en conceptueel verfijnde act maakt hier een wereld van verschil.
4 Kom creatief uit de hoek
Gasten zijn erg gevoelig voor creativiteit. Op het internet zien ze vaak goed uitgewerkte acts en ze verwachten dezelfde kwaliteit te krijgen. Organiseer je een conferentie voor werknemers, dan is dit de ultieme kans om mee op de kar te springen. Ook voor het jaarlijkse personeelsfeest met bijhorende jubilarisviering zijn er heel wat creatieve mogelijkheden qua muziek.
5 Open met een energizer
Dit is ongetwijfeld de meest belangrijke tip die we kunnen meegeven. Zorg ervoor dat het eerste uur dat de gasten op je conferentie aanwezig zijn er boenk op is. Voorzie een leuk onthaal, sympathieke en goed geïnformeerde hosts én een openingsact om u tegen te zeggen.
Wie een conferentie bijwoont heeft vaak al even in de wagen of bus gezeten. Internationale gasten kampen mogelijks nog met een jetlag. Onthaal hen daarom met enthousiasme en verras hen met een act die volledig is geschreven op maat van jouw evenement of een korte, maar actieve workshop die iedereen uit zijn stoel krijgt.
En als je wil weten hoe wij het aanpakten voor de Smart Air Solutions Days, een 5-daagse conferentie voor 1000 internationale gasten van Atlas Copco, bekijk dan zeker even het filmpje hieronder. Zo werkten we mee aan een tevredenheidsscore van maar liefst 97,2%.
